Bolagsorganen

Kommunfullmäktige har den övergripande och lagstadgade ägarrollen för samtliga bolag där staden har ett ägarintresse. Det är kommunfullmäktige som beslutar om en kommunal verksamhet ska bedrivas i bolagsform och fastställer vilket ändamål och vilka befogenheter som ska gälla för bolagets verksamhet. Formellt utövar kommunfullmäktige sin ägarroll gentemot bolagen genom att:

• fastställa bolagsordningar
• fastställa direktiv
• utse styrelseledamöter
• utse lekmannarevisorer
• ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan beslut fattas i bolaget
• ha rätt att ställa interpellation eller fråga till ordförande i kommunalt bolag

Kommunstyrelsens uppdrag är att leda, samordna och följa upp kommunkoncernen.

Kommunstyrelsen utser ombud för stadens aktier i delägda bolag direkt under Helsingborgs stad och i HSFAB vid bolagsstämmor och lämnar instruktion till hur ombuden ska rösta på stämman.

Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över de kommunala bolagen och ska göra en årlig bedömning av bolagens verksamhet utifrån det ändamål och de befogenheter som anges i bolagsordningen. Om kommunstyrelsen bedömer att ett bolag under året har avvikit från sitt ändamål och sina befogenheter ska kommunstyrelsen lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder.

Helsingborgs Stads Förvaltning AB (HSFAB) utövar på uppdrag av kommunfullmäktige ägarrollen över bolagen som ingår i HSFAB-koncernen genom att styra, leda och samordna stadens verksamheter i bolagsform mot Helsingborg 2035 och stadens mål. HSFAB utser ombud för bolagets aktier i dotterbolagen vid bolagsstämmor och lämnar instruktion till hur ombuden ska rösta på stämman.

Styrelsen i HSFAB ansvarar för HSFAB-koncernens gemensamma planerings- och uppföljningsprocess i bolagssektorn.

Styrelsen i HSFAB har beredningsansvar för:

• bolagsordningar för bolagen som ingår i HSFAB-koncernen
• ägardirektiv till bolagen som ingår i HSFAB-koncernen
• kommunfullmäktiges yttrande i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan beslut fattas i bolagen som ingår i HSFAB-koncernen

Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Årsstämman hålls en gång per år. Bolagsstämmor kan utlysas när som helst under året då styrelsen anser att så behövs.

Direktiv som beslutas på bolagsstämman är bindande för bolaget och dess ledning. Styrdokument så som ägardirektiv, bolagsordning och bolagsstyrning i Helsingborgs stad, vilka är antagna av kommunfullmäktige, överlämnas via ombud till bolagsstämman.

Bolagsstämman tar bland annat beslut om:

• Fastställande av resultaträkning och balansräkning.
• Dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen.
• Ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör.
• Fastställande av arvoden för styrelsen och revisorerna.
• Utser revisor.
• Ändringar i bolagsordning.
• Ägardirektiv och koncernövergripande policy- och styrdokument.

Bolagsstyrelsen ska styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Styrelsen har också ett ansvar att informera ägarna om omvärlden.

Bolagsstyrelserna utses av Kommunfullmäktige i Helsingborg från den årsstämma som hålls efter det att allmänna val av kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som hålls efter nästkommande val, d.v.s. en period om högst fyra år. Det finns inget lagkrav på att utse suppleanter till styrelsen. Om suppleanter finns bör deras roll regleras i ägardirektiv och arbetsordning.

Nya styrelseledamöter ska i sambandet med tillträdet genomgå en introduktion till uppdraget som ger goda förutsättningar att effektivt bidra till styrelsens arbete. Utbildningen ska ge ledamöterna insikter om styrelsens roll, arbetssätt och ansvar. Utbildningen, som möjliggör en certifiering, ska samordnas från stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad. Respektive bolag tillhandahåller därutöver nödvändig grundutbildning om bolagets verksamhet.

Styrelsens huvuduppgifter är:

• Fastställande av verksamhetsmål och strategier.
• Tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga verkställande direktör.
• Svarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter.
• Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekonomiska situation.
• Ta fram arbetsordning och rapporteringsinstruktion för styrelsen.
• Ta fram VD-instruktion.

Bolagets revisor utses av bolagsstämman för att granska dels bolagets årsredovisning och bokföring, dels styrelsens och verkställande direktörens förvaltning.

Bestämmelser om revisor ska finnas i bolagsordningen. Stadsrevisionen genomför upphandling för stadens bolag och föreslår revisorer och revisorssuppleanter. Bolagen väljer och tar beslut på årsstämman.

Revisorernas rapportering till ägarna sker på årsstämman genom revisionsberättelsen. Revisionsberättelsen ska innehålla ett uttalande om huruvida årsredovisningen har upprättats i överensstämmelse med tillämplig lag om årsredovisning. I uttalandet ska särskilt anges om årsredovisningen ger en rättvisande bild av bolagets resultat och ställning, och om förvaltningsberättelsen är förenlig med årsredovisningens övriga delar.

Om det i årsredovisningen inte har lämnats sådana upplysningar som ska lämnas enligt tillämplig lag om årsredovisning, ska revisorn ange detta och, om det är möjligt, lämna behövliga upplysningar i sin berättelse. Bland revisorns uppgifter ingår att uttala huruvida bolagsstämman bör fastställa balansräkningen och resultaträkningen och huruvida dispositionen av bolagets vinst eller förlust bör göras enligt förslaget i förvaltningsberättelsen.

Revisorn ska också rapportera om styrelseledamot eller den verkställande direktören har företagit någon åtgärd eller gjort sig skyldig till någon försummelse som kan föranleda ersättningsskyldighet. Detsamma gäller om revisorn vid granskningen har funnit att styrelseledamot eller den verkställande direktören på annat sätt handlat i strid med aktiebolagslagen, tillämplig lag om årsredovisning eller bolagsordningen.

Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige utse lekmannarevisorer i de kommunägda bolagen. Normalt ska utses en lekmannarevisor och en lekmannarevisorssuppleant för varje bolag. Bolagsstämman anmäler kommunfullmäktiges val.

Lekmannarevisorerna granskar om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt och på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. I  bolagsordning ska anges antalet lekmannarevisorer i bolaget – antingen ett bestämt antal eller ett högsta och ett lägsta antal.

Verkställande direktör ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.

Vd tillsätts av styrelsen och ansvarar för bolagets löpande förvaltning. Vd har enligt lag rätt att besluta om löpande förvaltningsåtgärder. I övrigt är det styrelsen som avgör vilken beslutanderätt vd skall ha. Detta beskrivs i bolagets arbetsordning. Vd har ett stort ansvar för bolaget och har därför lagenlig rätt att deltaga på styrelsemöten (förutom vid handläggning av vissa frågor, som rör den verkställande direktören själv, som till exempel lön eller annan ersättning). En vd har rätt att få avvikande uppfattning noterad till protokollet även om han eller hon inte sitter i styrelsen.

Styrelsen kan upprätta skriftliga arbetsinstruktioner som anger arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktör. VD-instruktionen ska hållas fortlöpande aktuellt och vid behov anpassas till förändrade förhållanden.